Aunque arranques el día con las mejores intenciones, a veces es difícil encontrar la fuerza de voluntad para completar todas las tareas. A veces, hasta todos esos trucos de productividad, como una dieta optimizada y un entorno de oficina prácticamente perfecto, no pueden sacarte del bloqueo.
Para esos momentos en que la productividad se te resiste, pero tienes un plazo importante que cumplir, ¿por qué no intentar una de estas técnicas de productividad probadas y aprobadas? Desde la técnica Pomodoro hasta la Kaizen, se ha demostrado que estos métodos innovadores procedentes de todo el mundo te ayudarán a recuperar el rumbo de la productividad. También examinaremos formas de personalizar estas técnicas de productividad, así que tendrás todo lo que necesites para disfrutar del día más productivo del mundo.
Vuelta a lo básico con la técnica de productividad Pomodoro
La técnica Pomodoro nace en los 80 y es uno de los sistemas de productividad más antiguos y simples, con millones de seguidores en el mundo. Gran parte de su atractivo reside en la sencillez, ya que se basa en dividir el tiempo en bloques establecidos mientras saca el máximo partido a la planificación, el seguimiento y el registro, a la vez que ayuda a minimizar el efecto de las distracciones en el flujo de trabajo.
- ¿Cómo funciona?: Empieza haciendo una lista de tareas; después, elige la tarea en la que tengas que centrarte con más urgencia. Establece el temporizador en 25 minutos y trabaja hasta que la alarma te avise. Registra el pomodoro completado con una marca de verificación en un trozo de papel, tómate una pausa de recuperación activa de entre 3 y 5 minutos y repite hasta que completes cuatro pomodoros. Llegado este punto, puedes hacer una pausa de entre 15 y 30 minutos antes de volver al trabajo. Si te interrumpen durante esas sesiones de 25 minutos, anota la interrupción para solucionarlo después o, si es posible, ignórala hasta que suene la alarma. Aunque tus pomodoros se pueden registrar con aplicaciones como Focus Keeper, también puedes usar el teléfono o un temporizador. Y recuerda utilizar las pausas cortas para despejarte bien: bebe algo, estírate o date un paseo.
- Personaliza la técnica Pomodoro: La técnica Pomodoro es fácil de adaptar, sea modificando la duración o cambiando el número de pomodoros para que se adapten a la tarea y a los niveles de concentración; por ejemplo, puedes realizar sesiones de entre 30 y 45 minutos y repetirlas tres veces antes de una pausa grande. También puedes configurar una alarma musical si te parece menos molesta que el sonido de alarma tradicional e investigar formas de desconectar lo máximo posible en tus pausas.
Prueba técnicas de productividad japonesas con la filosofía de productividad Kaizen
En contraste con la técnica Pomodoro, la técnica Kaizen es un enfoque mucho más filosófico que práctico. Traducida como «buen cambio», implica una mejora de la forma en que piensas, organizas, planificas y abordas tareas en el tiempo para crear una transformación lenta, pero muy efectiva.
- ¿Cómo funciona?: Kaizen se basa en unos principios fundamentales, como procesos de estandarización para hacer que las cosas sean más fáciles de repetir, evaluación de progresos con datos, comparación de resultados con respecto a tus objetivos y métodos innovadores para mejorar los resultados. Puedes empezar haciendo una lista de todas tus tareas semanales para analizar donde gastas energía y tiempo en la oficina, y buscando formas para mejorarlo, sea reduciendo las reuniones, viendo lo que se puede automatizar o delegar de forma efectiva, o acostumbrándote a revisar periódicamente cuánto has progresado en tus objetivos y proyectos actuales.
- Personaliza la filosofía Kaizen: Al ser una filosofía más que una técnica estricta, Kaizen se puede personalizar indefinidamente. Aplica los principios en tu día a día y pronto verás cómo puede mejorar tu productividad y bienestar.
Realiza las tareas sin estrés con la técnica de productividad GTD (Getting Things Done). Descrito originalmente en el libro de David Allen, el método Getting Things Done ofrece una forma directa y sin estrés de organizar el trabajo. Si estás haciendo malabares para encajar distintas responsabilidades, proyectos y reuniones, es una forma estupenda de anotar y clasificar todas las tareas en acciones viables con prioridades claras, haciendo que esa sensación abrumadora sea cosa del pasado.
- ¿Cómo funciona?: La técnica GTD se organiza en torno a cinco principios fundamentales: capturar (anotar todo, desde las tareas hasta las ideas brillantes); aclarar (dividir las tareas en pasos viables); organizar (asignar categorías, prioridades y plazos); reflexionar (examinar la lista para elegir la siguiente tarea clave) y actuar (elegir una acción y ponerse manos a la obra).
- Personaliza la técnica GTD: Hay numerosos webinars, blogs, aplicaciones para organizarte como Toodledo y el libro original si quieres profundizar en la técnica, pero esta también invita a la personalización, permitiendo utilizar las herramientas que prefieras y mantener la flexibilidad del tiempo disponible para las tareas.
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