Seamos realistas: casi nadie se mete en negocios porque le encante tratar con las finanzas. Sin embargo, no podemos obviar que la contabilidad es una parte muy importante de la gestión de una pequeña empresa. Y aunque cometer un error en este ámbito puede ser desastroso, la idea de pensar en las finanzas en primer lugar puede ser abrumadora.
Ya que gran parte de este sentimiento viene del miedo a lo desconocido, este artículo te puede ayudar a orientarte. Aquí te traemos una introducción a los elementos clave de las finanzas de las pequeñas empresas que debes conocer.
Algunos conceptos básicos
Si eres nuevo en el mundo de las finanzas empresariales, algunos de estos términos probablemente te parezcan un poco extraños. Aquí están los términos más importantes que debes conocer:
- Ingresos brutos: Esta es la cantidad total de dinero que has recibido de tus clientes, antes de contabilizar tus…
- Gastos generales: Son todos los gastos relacionados con el funcionamiento de tu empresa (por ejemplo, salarios, alquileres o impuestos). Cuando deduces tus gastos generales de tus ingresos brutos, obtienes tu….
- Resultado bruto: al que le calculas el impuesto de sociedades y obtienes tu…
- Beneficio neto: Si este número es positivo, estás ganando dinero. Si es negativo, estás perdiendo dinero. Si es cero, entonces tu negocio ha llegado a su…
- Punto muerto (Break event point): Mientras están pagando los costes de establecimiento y trabajando para aumentar las ventas, es normal que las empresas operen con pérdidas al principio. Por eso, el punto muerto es un gran hito para cualquier empresa y es importante saber qué es: en otras palabras, cuáles son tus gastos generales y, por lo tanto, cuáles deben ser tus ingresos brutos para que tu beneficio neto sea un número positivo. Pero también es importante el…
- Flujo de efectivo: Se trata de tener suficiente efectivo disponible para pagar las facturas, salarios… Incluso un negocio rentable puede tener problemas de flujo de efectivo si sus gastos están mal programados con respecto a las ventas. Por lo tanto, es importante manejar tu negocio de una manera que asegure que siempre tengas suficiente efectivo disponible.
El papeleo
En cualquier negocio, hay mucho papeleo, pero estos documentos son los más importantes:
- Estado de cuentas: Es una panorámica completa del mundo financiero de tu empresa. Incluye los activos de tu negocio (lo que posees: inversiones, deudas a cobrar), los pasivos (tus deudas) y el capital (elementos patrimoniales del activo menos deudas del pasivo). Tu estado de cuentas está «equilibrado» cuando los activos de la empresa son iguales a sus pasivos más el capital.
- Cuenta de resultados: Es un resumen de tus ingresos y gastos generales del año, lo que te permite calcular tu beneficio neto. Mantenerla actualizada es vital.
- Estado de flujos de efectivo: Este documento rastrea el flujo de entrada (a través de los ingresos) y salida (a través de los gastos generales) de efectivo de tu negocio. Si tu flujo de entrada es superior al de salida, tu negocio tiene un «flujo de efectivo positivo», ¡y eso es bueno!
- Previsión de ingresos: Una predicción de cuánto ganará tu empresa durante el próximo año, basada en cosas como la experiencia anterior, el número de clientes y los planes para crear nuevos negocios. Tener una previsión de ingresos razonablemente precisa te ayudará a mantenerte dentro del presupuesto.
Pago de las facturas
Dado que la facturación es la forma de recibir dinero de los clientes, es muy importante hacerlo bien para mantener un flujo de efectivo positivo. Esto significa emitir facturas rápidamente, tener condiciones de pago firmes pero justas (30 días es lo común) y estar al tanto de los pagos atrasados. También puedes probar tácticas para fomentar el «pronto pago», como ofrecer un descuento a los clientes que pagan en un plazo de dos semanas, por ejemplo.
Salvado por el software
Atrás quedaron los días en que enterrarse en papeleo era una parte habitual del funcionamiento de un negocio. Hoy en día, el software de contabilidad puede hacer las cosas mucho más fáciles, y no hay que subestimar la cantidad de tiempo que puede ahorrarnos. Holded, Wolters Kluwer y Anfix son grandes opciones.
Llama a un contable
Siempre es una buena idea tener a un contable profesional a mano; la mayoría de los propietarios de pequeñas empresas no suelen tener tiempo para estar al tanto de todo sin arriesgarse a cometer errores potencialmente costosos.
Un contable puede revisar regularmente tus libros en busca de errores, ayudarte a pagar impuestos y a presentar declaraciones e incluso ayudarte con tus decisiones financieras más importantes. Y, por supuesto, la tranquilidad de saber que un experto te está apoyando no tiene precio.
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