¿Cómo prepararte para una reunión de trabajo y destacar?
Sin embargo, incluso después de superar la pandemia y retornar a la rutina presencial, las reuniones continúan siendo una parte central en cualquier empresa.
De hecho, un estudio realizado por Otter revela que los empleados dedican una media de 23 horas semanales a reuniones, lo que reduce significativamente el tiempo para realizar las tareas por las que fueron contratados.
Si quieres que las reuniones no sean una carga para ti y que sumen en vez de restar, es importante que sepas cómo prepararte para ellas. En este artículo vamos a explicarte los pasos esenciales para preparar una reunión de empresa y los beneficios que aporta. También te ofrecemos consejos para que sepas improvisar cuando las cosas no salen según lo esperado en una junta de trabajo. ¿Te gustaría saber más? En ese caso, sigue leyendo.
¿Por qué es importante estudiar antes de una reunión de trabajo?
Las reuniones de trabajo son momentos de interacción donde el equipo se junta para compartir información y puntos de vista sobre objetivos. El propósito de una reunión es detectar problemas y compartir soluciones, coordinar y asignar tareas, y fomentar la comunicación entre los miembros del equipo.
Sin embargo, a pesar de las “buenas intenciones” muchas veces no resultan efectivas. Pero ¿por qué? Según un estudio realizado por Sapio Research los principales motivos por los que las reuniones de empresa fallan son:
- La falta de preparación previa.
- Objetivos mal definidos
- Personas que se retrasan o incluso no se presentan…
De ahí que los expertos consideren que ir preparado a una reunión es primordial, ya que te permitirá tomar una posición de control. De este modo sabrás qué temas se van a tratar, podrás anticiparte a las preguntas e incluso aportar soluciones e ideas que de otra manera no se te habrían ocurrido.
Los pasos esenciales para prepararte para una reunión de empresa
Estudia el objetivo de la reunión
Saber cuál es el objetivo de la reunión te ayudará a enfocar tu participación. Piensa que actuarás de diferente manera según el tipo de reunión de trabajo que sea. No es lo mismo estar presente en una reunión estratégica, una junta informativa o una reunión para tomar decisiones.
Revisa la agenda de la reunión
Lo más habitual es que las reuniones tengan una agenda bien establecida con los puntos del día, una hora de entrada y una duración máxima. Francesco Cirillo, creador de la famosa técnica Pomodoro, considera que una reunión efectiva debe durar un máximo de 25 minutos y nunca superar la hora.
Por eso es tan importante conocer previamente la agenda y saber qué tiempo se estima para cada punto. Prepara de antemano todo aquello sobre lo que quieras informarte o donde tu participación sea necesaria para que la reunión fluya.
Identifica los intereses de las otras partes
No debes olvidar que una reunión de trabajo suele implicar que los equipos que colaboran en el mismo proyecto compartan sus intereses. Estos espacios son ideales para saber en qué punto se encuentra cada uno dentro del proyecto, qué necesitan y cuáles son sus prioridades. Si somos capaces de identificar los intereses de todas las partes, podremos unificar esfuerzos y alcanzar los objetivos comunes con mayor facilidad.
Define tus propios objetivos
Igual de necesario que conocer los objetivos del resto es definir los tuyos. Por eso, antes de entrar en una sala de juntas, debes tener claro la información que necesitas obtener, las decisiones que se han de tomar y los resultados que buscas.
Prepara una presentación clara
Si dentro de la reunión has de presentar información, asegúrate de preparar una presentación clara y concisa para que todos capten en un breve espacio de tiempo lo que necesitas. En tus presentaciones debes destacar las ideas principales y hacerlo dentro del tiempo que te corresponde. Evita desviarte del tema y recuerda que una imagen vale más que mil palabras, así que no dudes en apoyar tus argumentos con gráficos e imágenes.
Consejos para improvisar cuando las cosas no salen según lo planeado
Por muy preparado que vayas a una reunión a veces las cosas toman un giro inesperado. En estos casos debes ser capaz de improvisar sin perder de vista tus objetivos. Para hacerlo, lo ideal es:
- Escuchar atentamente y mantener la calma con el fin de procesar la nueva información antes de dar una respuesta.
- Si no puedes ofrecer una respuesta inmediata, usa información sólida para explicarlo e infórmate cuando acabe la reunión para ofrecer una respuesta lo antes posible. Piensa que cuando improvisas lo estás haciendo con conocimiento. Estás utilizando los recursos que tienes y adaptándolos a las nuevas necesidades.
Beneficios de estar bien preparado para una reunión de trabajo
Estar preparado es la clave para una reunión de éxito. ¿Por qué? Muy sencillo, porque ofrece beneficios tan interesantes como:
- Reducir la carga de estrés, pues sabes qué vas a encontrar, a qué atenerse y qué necesitas solicitar para seguir adelante.
- Mayor nivel de participación, pues al conocer el tema podrás aportar nuevas ideas y mantener una actitud proactiva.
- Tomar decisiones informadas, ya que, al haberte preparado, serás capaz de analizar las situaciones de manera objetiva e informada y tomar decisiones estratégicas.
Como ves, prepararte para una reunión de trabajo solo ofrece beneficios. Merece la pena realizar el esfuerzo, ya que podrás tomar decisiones estratégicas con facilidad y avanzar en los objetivos de manera conjunta. Si quieres más trucos para saber cómo tener reuniones online efectivas, no te pierdas este artículo: «Reuniones efectivas online: claves para sesiones productivas y la gestión del tiempo».
No olvides que en el Equipo Rojo siempre buscamos nuevos talentos. ¡Envíanos tu CV hoy mismo!
